La GED est apparue comme la solution idéale dans un contexte où les documents numériques de l’entreprise prenaient un poids de plus en plus important, et où des contraintes de lieu, de place et de coûts d’archivage et de stockage allaient croissant. Les attentes autour de la GED portaient principalement sur la capacité des solutions logicielles à numériser/dématérialiser les documents papier, à stocker les documents archivés et à les rechercher de façon rapide et intuitive. La GED concerne alors des documents « morts » de l’entreprise : ceux n’ayant pas vocation à être modifiés.
La diversification documentaire
Puis les sources de données se sont diversifiées, et le volume de données s’est envolé provenant de multiples supports : emails, sms, images, vidéos, fichiers sons, données de trafic et de navigation online, logiciels divers de l’entreprise, ….
Le besoin de structurer ces informations, de les formaliser et de les figer régulièrement à des instants t pour les exploiter, les interpréter, les analyser et les utiliser comme support d’aide à la décision s’est progressivement imposé. Donnant lieu à la retranscription des informations dans des documents nouveaux (tableaux de bord, reporting).
La data au coeur du document
De fait le document dans l’entreprise ne cesse de se multiplier à mesure que les données se multiplient. Mais une problématique nouvelle s’impose : celle d’être capable de structurer les documents de l’entreprise et d’en extraire le contenu à valeur ajoutée afin de retrouver rapidement les documents qui contiennent les données qui intéressent au moment d’une analyse ad hoc ou d’une prise de décision.
Le travail collaboratif
Parallèlement, les entreprises ont développé un besoin croissant de travail collaboratif : de partage et d’échange simplifié et rapide de documents, de travail en mode projets avec de nombreux acteurs intervenant simultanément sur les mêmes documents. Des solutions logicielles se sont développées, permettant d’organiser cette gestion documentaire vivante et active. Qui se sont déclinées sous différentes architecture pour permettre l’accessibilité aux documents en temps réel où que l’on se situe.
La transformation digitale des entreprises
A l’heure où la transformation numérique est au cœur des enjeux des entreprises, les préoccupations sur ces enjeux de stockage, d’archivage, de recherche intuitive sur le contenu et de travail collaboratif autour d’un même document ne peuvent plus être considérés séparément. Des solutions doivent être capables d’adresser les nouveaux besoins des entreprises dans leur globalité et de gagner en rapidité.
Clarisse a été conçu dans ce contexte et surtout dans cet objectif : celui d’être une solution complète et souple à la fois, répondant à l’évolution et la mutation du document dans l’entreprise, et permettant aux entreprises d’exploiter au mieux la valeur des documents. Clarisse va donc bien plus loin qu’un logiciel de GED pour devenir une solution ADS : Active Document System.
Suite de l’article : #2 Le besoin de gagner en agilité
