Nous fonctionnons tous avec le système classique de classement « dossiers et sous dossiers »
Perdre régulièrement la trace d’un document sur son ordinateur, ou de perdre un temps fou à rechercher pour rien une information, qu’il est rare de retrouver, n’est pas quelque chose de rare dans les entreprises.
Le problème est complexe et difficilement solutionné, car le classement c’est personnel !
Le classement c’est personnel ! Demandez à plusieurs de vos collaborateurs de classer tous les sites internet du monde, et vous constaterez rapidement que chacun proposera un classement très différent (par pays, par thème, par nombre de visiteurs…).
Donc, comment est-il possible pour nos équipes de retrouver des documents qui ne sont pas nommés par eux et ne sont pas rangés à leur manière ?
C’est impossible, ou du moins très compliqué car les questions d’ordre organisationnel entre collaborateurs évoluent massivement. Sans parler de l’absence d’un collègue (congés, maladie etc.) où dans certains cas la perte de temps à chercher la bonne information devient considérable.
Cette perte de temps peut-elle représenter un impact financier sur nos entreprises ?
Selon une étude de l’AIM (Association Information et Management) en janvier 2017, un salarié passe en moyenne 7h30/semaine à rechercher une information sans la trouver.
Partons sur l’hypothèse plus raisonnable qu’un salarié payé au SMIC (9.76€/heure) passe environ 30min/jour à rechercher des documents introuvables (soit 2 heures 30 min/semaine)
Le calcul est simple 4.88€ (9.76 / 2) x 251 jours ouvrables/an (en 2017) = 1 225€/an et par salarié. L’impact sur la rentabilité de l’entreprise est conséquent.
Dans ce cas, nous prenons en exemple salaire minimum, mais la perte de temps à la recherche documentaire s’applique également pour tous les autres statuts professionnels de l’entreprise.
Le constat est alarmant et ne fait qu’augmenter, car chaque année, une entreprise accumule de plus en plus de documents papiers et numériques. Aujourd’hui, les processus de classement ne sont plus adaptés à la volumétrie d’informations que reçoivent les entreprises.
Les questions sont simples, comment pouvons-nous améliorer cette recherche documentaire ? Et avons-nous encore besoin de classer nos documents ?
Grâce au système Clarisse, ces problématiques peuvent être évitées.
Clarisse a entre autres, comme fonctionnalité, une gestion électronique des documents optimisée par un puissant moteur de recherche remontant les informations en quelques millisecondes. Le logiciel retrouve les documents grâce à des mots clés que Clarisse détermine automatiquement lors du dépôt.
En effet, lors du dépôt documentaire, texte ou image, Clarisse parcourt le document afin d’en indexer son contenu (reconnaissance de caractère). Même en cas de faute de frappe, Clarisse trouve l’information car elle effectue une recherche à 70% près.
Avec Clarisse l’arborescence classique, n’existe plus pour laisser place à une unique gestion des droits d’accès. L’administrateur de Clarisse au sein de l’entreprise, définie les droits d’accès en fonction du statut de ses collaborateurs (direction, responsable de service, chargé de misions etc.). Ce qui signifie que les informations deviennent inexploitables aux personnes qui ne sont pas supposées y avoir accès
Ses avantages sont inestimables, puisque toutes les informations sont stockées dans un seul et même endroit, Clarisse. La perte de temps n’est donc plus une problématique pour les utilisateurs du système.
Clarisse est LA solution efficace d’accès à l’information, vous pouvez diffuser, retrouver et traiter les informations de votre entreprise en moins de 2 secondes !
