Les avantages d’une bonne gestion électronique des documents tel que Clarisse
La GED Clarisse répond à trois grandes problématiques rencontrées par l’intégralité des structures professionnelles. Ces problématiques sont, comment Clarisse gère la volumétrie des données ? Comment Clarisse sécurise votre patrimoine documentaire ? Et en quoi Clarisse est un réel outil de travail collaboratif ? Voici les 5 bonnes raisons d’utiliser le logiciel Clarisse
1- Le coût de gestion
La gestion documentaire coûte cher. En effet, le classement et la recherche d’une information par nos collaborateurs est une perte de temps énorme. Par conséquent une perte d’argent également. Le stockage des documents est aussi un coût car les entreprises font régulièrement appel à des entrepôts de stockage pour leurs archives. Celles-ci étant de plus en plus importantes.
Dans notre logiciel de GED Clarisse, le stockage, le classement et la recherche des informations deviennent beaucoup plus rentable et efficace.
L’optimisation dans la recherche documentaire :
L’espace de stockage physique est alors fortement diminué car notre logiciel Clarisse compresse les documents. La réduction du coût se fait également dans la recherche documentaire. En effet, la recherche d’informations fait perdre énormément de temps aux collaborateurs car le classement c’est quelque chose de personnel. Dès lors que vous classez un document vous n’êtes pas en mesure de vous assurer que vos collaborateurs rechercheront le document au bon endroit. Une solution de GED optimale tel que Clarisse indexe les documents et permet donc d’effectuer des recherches par association de mots clés. C’est le contenu du document indexé qui permet de le retrouver. Le nommage de celui-ci est par conséquent peut important lors de sa recherche par des utilisateurs Clarisse.
Peu importe le format du document. En effet, qu’il soit texte, image, mails etc. Celui-ci sera retrouvé par l’utilisateur grâce aux mots clés qu’il utilise lors de sa recherche.
Clarisse facilite au quotidien le processus de travail et contribue donc à la performance des collaborateurs.
2- La recherche documentaire
La recherche d’un document dans notre arborescence classique de dossiers et sous-dossiers peut vite devenir une longue et fastidieuse tâche. En effet, comme évoqué ci-dessus le classement c’est personnel. Par conséquent, même si le nommage d’un document vous parait correct, il se peut que la recherche de celui-ci prenne énormément de temps pour vos collaborateurs. La masse d’information reçu quotidiennement est elle aussi, un problème en ce qui concerne la recherche documentaire.
Plusieurs avantages permettent d’identifier une bonne Gestion Electronique des Documents tel que Clarisse. Dans la solution Clarisse, les documents peuvent être consultés plus facilement. En effet, le plan de classement devient ici inexistant et fonctionne uniquement par gestion des droits d’accès. Par conséquent une personne n’ayant aucun droit d’accès au document n’en connaîtra, jamais l’existence.
Avec la GED Clarisse, la recherche est simplifiée grâce à plusieurs points tel que la centralisation des données. En effet, Clarisse gère l’ensemble du cycle de vie d’un document. Par conséquent, toutes les informations peuvent et sont centralisées dans Clarisse. L’accessibilité aux informations est donc ici grandement améliorée.
Avec Clarisse, le doublement des informations est quasi nul puisque la recherche d’un document devient simple et efficace. Effectivement grâce au puissant moteur de recherche de Clarisse, les documents ne sont plus dispersés sur plusieurs postes de travail et donc très peut dupliqués. Avec Clarisse, les utilisateurs n’ont plus peur d’intégrer un document dans la base de données, et la perte d’informations n’existe plus.
3- Gain de place
Nos bases de données sont souvent surchargées d’informations. Beaucoup des informations stockées dans ces bases de données sont doubles. En effet, il n’est pas rare de retrouver plusieurs fois le document mais dans différent dossiers.
Avec la GED Clarisse, le gain de place est garantie de deux manières. Premièrement, le logiciel Clarisse compresse les documents dès leur dépôt. Les données sont donc réduites pour un gain de place optimum. En exemple, un de nos clients possède plus de 300 000 documents dans leur Clarisse. Deuxièmement, le gain de place est garantie car comme expliqué ci-dessus, les informations ne sont pas doublement stockées. Grâce à l’optimisation du moteur de recherche les utilisateurs ne dupliquent plus leur patrimoine documentaire afin d’être certain de le retrouver.
Plus la quantité de données à stocker est importante sur un serveur plus le prix de stockage est élevé. En réalité, avec Clarisse vos données prennent moins de place sur votre serveur et vous font donc gagner de l’argent sur le prix de votre stockage.
4- La sécurité
Nous l’avons constaté ces derniers temps, nos données ne sont pas en sécurité. Pour de grandes entreprises se faisant pirater leur patrimoine documentaire c’est plusieurs mois d’arrêt mais pour des entreprises de moyenne et petite taille les conséquences peuvent vite être dramatiques. En effet, certaines TPE et PME ont du fermer à cause du piratage de leur patrimoine documentaire.
Avec la GED Clarisse, votre patrimoine documentaire est en sécurité ! Le système est fiable et sécurisé grâce à trois points.
Le premier point, est sa confidentialité. En effet, dès le dépôt dans le logiciel Clarisse, le document est protégé car il est crypté. Cette méthode assure donc aux utilisateurs la sécurité et l’intégrité de vos documents. C’est-à-dire, même en cas d’intrusion, dans le système Clarisse les pirates auront accès uniquement à des données cryptés. De ce fait, les informations sont inexploitables.
Le deuxième point, est la sécurité du patrimoine documentaire. Avec la GED Clarisse, chaque utilisateurs dispose de droit d’accès qui lui permettent de consulter, modifier, valider, archiver ou supprimer des documents. Les droits d’accès sont gérer par un administrateur du système. Toutes les personnes n’ayant pas les droits nécessaires ou n’ayant pas de droit d’accès tout court ne verra jamais le document. L’accès au patrimoine documentaire passe obligatoirement via le système Clarisse afin de limiter la vulnérabilité des données.
Le troisième et dernier point, est la traçabilité documentaire. Avec Clarisse, toutes les actions utilisateurs (dépôts, consultations, modifications et suppression) sont consignées et horodatées dans le système Clarisse. Ce qui signifie, que les utilisateurs ayant accès aux documents peuvent savoir qui, quand et quel actions ont été apportées aux documents.
Grâce à ces fonctionnalités, les données entres utilisateurs Clarisse peuvent également s’échanger en toute sécurité.
5- Le travail collaboratif
Le véritable enjeux de la Gestion Electronique de Document est l’optimisation de son travail collaboratif. En effet, travailler en équipe avec ses collaborateurs, fournisseurs, clients ou partenaires est indispensable au bon fonctionnement de nos structures professionnelles. Plus les entreprises se numériseront, plus elles s’humaniseront et mettront en place un réel travail collaboratif.
Avec la GED Clarisse, gagnez en agilité au sein de vos structures professionnelles et au delà. Plusieurs fonctionnalités du logiciel Clarisse permettent l’optimisation de ce travail collaboratif. Avec le système Clarisse chaque utilisateurs à accès à des workflows, qui lui permettent de constituer des groupes de travail. L’accès également à la fonctionnalité « tâches » permet aux utilisateurs d’affecter plusieurs actions datées. La fonctionnalité « flux décisionnel » rend possible la validation par un ou plusieurs décisionnaire aux documents concernés. Une autre fonctionnalité essentielle de Clarisse est la signature électronique car elle acquière la même valeur légale qu’une signature manuscrite. Plusieurs autres fonctionnalités viennent compléter l’optimisation du travail collaboratif avec le logiciel Clarisse.
C’est avec la constellation que les Clarisse des partenaires, clients et fournisseurs se connectent entre elles. Avec la constellation il devient possible de travailler et d’échanger des documents de façon confidentiels et sécurisés en interne comme en externe. Clarisse c’est l’ouverture vers l’extérieur mais aussi l’optimisation des processus métier !
