Clarisse, la transformation digitale qui s’adapte à votre RH

Une gestion des documents en temps réel et de façon instantanée avec l’utilisation d’un puissant moteur de recherche qui retrouve toutes les informations en moins de deux secondes. Lors d’un dépôt documentaire, Clarisse parcours le document afin d’en indexer son contenu. Il est possible de gérer l’intégralité des documents utilisés au quotidien, car Clarisse s’occupe de la totalité du cycle de vie documentaire (création, modification, validations, archivage et/ou suppression). Cela signifie que tous vos documents peuvent être gérés en temps réel et rapidement car ils sont tous dans la même base de données. Clarisse dispose également de la fonctionnalité versioning qui apporte elle aussi une réelle plus value à la gestion en temps réel de vos documents. En effet, toutes les versions précédentes d’un document sont conservées dans Clarisse. Chaque modification peut ainsi gérer une nouvelle version. La gestion instantanée de vos documents est efficace avec Clarisse car vous ne pouvez voir uniquement les informations auxquelles vous disposez de droit d’accès (lecture, modifications, archivage et/ou suppression).

Intégration de données aux documents stockés dans le logiciel Clarisse. En effet, avec Clarisse, il est possible de rajouter un complément d’information sur les documents intégrés. La fonctionnalité « métadonnées » permet le rajout d’informations. C’est une description servant à définir ou décrire le document concerné dans Clarisse. Plusieurs éléments font partie des métadonnées : le titre, la source, le créateur de l’information, la date, le format, les utilisateurs ayant apportées des modifications, des descriptions etc. Tous les documents stockés dans Clarisse peuvent donc être complétés avec des informations supplémentaire à leur contenu. Par conséquent, c’est une liberté optimale pour chaque utilisateur de compléter les documents sur lesquels il travaille.

Un des points principaux avec le logiciel Clarisse est l’optimisation du travail collaboratif. En effet, dans les services RH, les outils dans la gestion de projet sont essentiels. Grâce à Clarisse, vous pouvez travailler aussi facilement en interne qu’en externe. Les workflows (flux de travail) peuvent donc être administrés aussi bien en interne qu’en externe. Clarisse permet de constituer des groupes de travail autour de la création et/ou modifications des documents. De plus, chaque document peut se voir affecté une ou plusieurs actions datées. Ces actions à mener peuvent être attribuées à n’importe quel utilisateur Clarisse. Dans le gestion RH, remettre l’humain au cœur de ce type de processus est primordial. Il est également important de pouvoir avoir des prises de décision rapide et tracées. Les flux décisionnels de Clarisse sont alors indispensables à une bonne gestion documentaire des services RH.

La signature électronique du logiciel Clarisse apporte la valeur légale au même titre qu’une signature manuscrite. Par conséquent, dans les services Ressources Humaines, avoir des documents numériques ayant la même importance que des documents papiers est une réelle valeur ajoutée. Le gain de temps est significatif dans la validation de contrat, d’évaluation, de validation des congés payés etc. Avec cette fonctionnalité, les documents sont fiables et à jour.

Sécuriser et protéger les documents RH est le point le plus important dans la transformation numérique. Les documents RH ont besoin d’une confidentialité optimale qu’il est important de respecter pour l’intégralité de la structure. Le caractère privé des services RH doit être absolument respecté. Avec le logiciel Clarisse, tout le patrimoine documentaire est en sécurité. En effet, lors du dépôt d’un document, celui-ci est crypté et par la suite tracé. La traçabilité du document permet de savoir qui mène une action sur le document et quand. Toutes ses données sont consignées dans le système Clarisse. Pour un service RH, la principale fonctionnalité en termes de sécurité est la gestion par droit d’accès. Pour chaque document il est possible avec Clarisse, de définir quel utilisateur possède des droits d’accès. Par conséquent, ce principe permet de limiter la visibilité dans documents RH qui souvent concerne une infime partie des utilisateurs. En revanche, étant donné que les accès peuvent être individualisés. Chaque utilisateur peut avoir accès à tout moment à ses données personnelles (contrat, fiche de paie etc.) sans que d’autres utilisateurs puissent les consulter (respect du cadre déontologique).