Un employé passe en moyenne 7h40 par semaine à rechercher une information, papier ou numérique, sans parvenir à remettre la main dessus. La perte régulière de fichiers — ou le fait de rechercher vos fichiers longtemps — entraîne une baisse d’efficience et met à mal la collaboration interne et externe. Voici les cinq causes les plus fréquentes pour lesquelles les professionnels galèrent à retrouver leurs documents.
1- Les multiples lieux de stockage
L’une des principales raisons pour lesquelles vous passez du temps à retrouver vos fichiers, c’est le fait qu’ils soient “éparpillés” dans différents endroits. En effet, vos fichiers peuvent être stockés sur les disques locaux de vos postes de travail ou sur les serveurs de votre entreprise. Ils peuvent aussi être “quelque part” dans le cloud — parfois à l’insu de votre plein gré. Certains trainent sur des clés USB ou s’accumulent dans vos placards pour les formats papier. Vos documents se cachent également dans les pièces jointes de vos e-mails, sur votre bureau (physique ou numérique d’ailleurs !)…
Ces fichiers sont typiquement ce que l’on appelle des données non structurées : des informations qui ne sont pas gérées dans un logiciel métier. Pour autant, ils sont tout autant nécessaires à votre travail quotidien. Et la multiplication des lieux de stockage rend leur accès plus complexe.
Les employés passent 1,8 heure par jour, 9,3 heures par semaine, en moyenne, à la recherche et à la collecte d’informations.
2- Les différentes versions
Vos fichiers sont vivants : ils subissent des révisions, des corrections, des mises à jour. Jusqu’ici rien de surprenant ni de problématique. Les choses se compliquent juste lorsque vous recherchez une version précise — et d’ailleurs, pas toujours la plus récente.
Sans méthode d’organisation ou de classement établie, on peut rapidement se perdre entre les différentes versions !
D’autant que lorsque les versions d’un même document se multiplient, leur nom est de plus en plus approximatif. L’avez-vous constaté ? On passe sans transition de “Document V1” à “Document V12”, avec un détour par le “Document Final Bis” pour arriver à “Document Final Final V3” : comment savoir lequel fait foi à l’instant T ? Pire, lequel faisait foi lundi dernier quand vous l’avez transmis à un de vos clients ?
3- Le partage de documents
Si le travail collaboratif a été accéléré par la crise sanitaire, les outils mis en place pour le faciliter ne sont pas au point dans toutes les entreprises. Le travail collaboratif reste un challenge pour beaucoup d’équipes !
Par exemple, les fichiers peuvent être ballottés entre les collaborateurs (notamment lorsque les documents ne peuvent être modifiés en temps réel par les différents intervenants). Ils sont alors parfois stockés sur le poste de travail de l’un d’entre eux, dans un dossier personnel, non partagé.
Et même si le fichier collaboratif est bien partagé entre les différents intervenants, cela ne garantit pas qu’il soit facilement accessible par tout le monde. Il peut en effet être déplacé, rangé dans un autre dossier ou tout simplement renommé. Résultat : on ne l’a pas sous la main aussi facilement que prévu…
Les salariés effectuent jusqu’à huit recherches
pour trouver le bon document et les informations.
4- La gestion des droits d’accès
Contrairement à son but premier, la gestion des droits d’accès peut compliquer l’accès aux fichiers dans une entreprise. Lorsqu’elle existe (oui ça commence par là !), la gestion des accès doit être finement adaptée pour que chacun puisse travailler efficacement.
Trop rigoureuse, elle sera bloquante : les employés perdront un temps fou à obtenir l’accès à leurs dossiers (demande d’accès, attente de l’autorisation, partage du document concerné…). Trop laxiste, elle offrira des brèches : un accès trop élargi à des dossiers confidentiels ou critiques peut donner lieu à d’importantes failles de sécurité.
Le coût moyen du manque d’accessibilité à l’information
oscillerait entre 1 et 5 K€ par an et par personne.
5- Le classement en arborescence
Une méthode d’organisation sous forme d’arborescence vaut bien mieux qu’une absence totale de méthode, mais elle s’avère souvent improductive à certains égards.
Ce classement de dossiers sous forme d’arborescence est assez largement utilisé en entreprise. Imposé par les systèmes de gestion de fichiers des outils informatiques, il n’a rien de naturel et n’est pas forcément idéal pour faciliter l’accès à l’information. La recherche repose pour l’essentiel sur le nom de fichier, donc quand celui-ci n’est pas correctement mémorisé ou s’il est mal orthographié, tout se complique.
Rappelons-le : les données non structurées présentent la particularité d’émaner de sources très diverses. Elles ont des formats variés (e-mail, papier, vidéo, photo…) avec des noms parfois sans signification, car générés automatiquement par un appareil photo ou un scanner. Du coup, les organiser dans une arborescence se transforme vite en cauchemar.
Le mauvais rêve se prolonge lorsqu’il s’agit de nommer ce type de fichiers de façon intuitive et mnémotechnique. Mais leur contenu étant justement “non structuré” (par exemple une vidéo ou un devis scanné), il est délicat à résumer avec un simple nom, dont la double mission sera de décrire l’information et de servir de critère de recherche future. C’est le problème numéro un des systèmes de classement arborescents : les noms de fichier ou de dossiers n’ont pas les épaules assez larges.
1 entreprise sur 4 sait qu’il lui faudra au moins un mois pour retrouver l’ensemble des documents nécessaires en cas d’audit.
Toutes les problématiques précédemment citées peuvent être résolues par l’adoption d’une autre méthode de classement. Avec un outil comme Clarisse, les documents sont affectés à des projets et/ou missions. Chaque projet se matérialise par un classeur. On ne travaille plus en arborescence, mais en « mode projet ». Les informations nécessaires à ces projets sont ainsi centralisées et intelligemment organisées de façon à faciliter leur recherche et leur exploitation.
