Retrouver rapidement et facilement les documents utiles à la gestion administrative est loin d’être évident dans toutes les organisations. Surtout lorsqu’il s’agit de données non structurées, c’est-à-dire de fichiers difficiles à exploiter de façon automatisée (photos, contenu d’un e-mail, document numérisé…). Une méthode de classement efficace est donc indispensable pour éviter les pertes de temps et de données. Oui, mais alors, concrètement, comment classer les documents administratifs d’une entreprise ? Voici nos conseils !
Réfléchir en termes de classeurs et intercalaires
Le conseil le plus précieux que nous puissions vous donner, c’est sans aucun doute d’oublier le classement sous forme d’arborescence. La raison est simple : ce système de classement repose sur la logique de la personne qui conçoit ladite arborescence. Or, en entreprise, chacun a sa propre logique. Il est donc difficile de définir une arborescence qui parle à tout le monde.
Mieux vaut raisonner comme s’il s’agissait de classer les documents dans de bons vieux classeurs physiques. De cette façon, tous les collaborateurs comprendront instantanément la logique et ne perdront pas de temps à se demander dans quelle branche ou sous-branche ranger tel ou tel document.
En réfléchissant en termes de classeurs, vous créez seulement deux niveaux de classement : le classeur, qui correspond à la mission et l’intercalaire, qui permet de réaliser le classement des documents. Le rôle premier des intercalaires, avant même de servir au classement, est de définir les droits d’accès ; vous disposez ou non de la possibilité de consulter les documents internes à un intercalaire. Le véritable classement se fait au travers des catégories que l’on peut assimiler à des “gommettes” ou “tags”. Clarisse reprend des principes simples qui ont fait leur preuve.
Classer les documents administratifs en partant d’une structure claire et partagée
Pour garantir un bon classement des documents administratifs de votre entreprise, il faut que chaque collaborateur concerné respecte des règles prédéfinies au sein de l’entreprise. Il convient donc de définir et formaliser les bonnes pratiques de dépôt des documents. Pour assurer la pertinence et ancrer la marche à suivre, il faudra impliquer les métiers dans ce travail. À ce stade, c’est toute la méthodologie de dépôt et de classement qui doit être détaillée.
Quoiqu’il en soit, le processus doit répondre à toutes les questions qui peuvent se poser autour du classement des documents administratifs de l’entreprise : quelles catégories faut-il créer ? Comment définir les métadonnées qui serviront aux recherches futures ? Quel est le bon niveau de précision ? Quelle est la durée de conservation des données ? Quelles sont les recommandations concernant le nommage des documents ?
Soigner le nommage et les métadonnées
Avec le principe de classement par classeurs et intercalaires, plus besoin de naviguer dans l’arborescence (avec parfois un nombre infini de clics pour arriver au sous-dossier recherché) : on passera par un moteur de recherche pour trouver un fichier. Et ce, grâce à l’indexation full-text systématisée lors du dépôt de chaque document, qui permet de les retrouver facilement, à l’aide d’une série de mots clés. Les métadonnées, quant à elles, permettent d’élargir le champ des recherches et en filtrant par critère par exemple, mais elles ne sont pas obligatoires pour trouver l’information dont nous avons besoin.
Dans un système classique, le nommage et les métadonnées sont importants pour retrouver des documents, en particulier lorsqu’il s’agit de données non structurées (photos, e-mails, document scanné…). Avec Clarisse il n’en est rien ! Contrairement aux documents textuels, les images ou fichiers multimédias ne contiennent pas nativement de métadonnées pouvant être retrouvées via un moteur de recherche. Pour les indexer, Clarisse utilise automatiquement son moteur OCR (reconnaissance optique de caractères). Par exemple, une facture numérisée sera trouvable, grâce à l’OCR Clarisse. Dans certains cas, l’ajout de métadonnées sera un plus pour permettre une recherche encore plus précise.
Penser aux droits d’accès
Vous l’aurez compris, le partage et le classement des documents administratifs d’une entreprise est indispensable. Ceci dit, le partage n’exclut pas le contrôle. En effet, il vous faudra nécessairement gérer les droits d’accès d’une main de maître pour éviter les pertes et les fuites de données. La gestion des droits d’accès facilite également la productivité des équipes et le travail collaboratif, en permettant aux collaborateurs d’accéder aux documents utiles rapidement, sans perdre de temps à les rechercher sur différents lieux de stockage ou à se souvenir quelle est la dernière version à jour.
Une solution de gestion de données comme Clarisse permettra également de structurer et harmoniser un certain nombre de processus, directement sur un même outil (workflows, validations, assignation de tâches, signature électronique…). Vous pouvez même paramétrer des alertes afin de recevoir des notifications lorsqu’un document qui vous concerne est déposé, modifié ou nécessite une action de votre part.
Si vous vous demandez comment classer les documents administratifs de votre entreprise, vous aurez compris que l’organisation en arborescence est à laisser aux oubliettes. Une méthode basée sur un système de classeurs et intercalaires se révèle bien plus moderne et surtout plus efficace. Avec Clarisse, cette méthodologie se déploie avec une facilité déconcertante, pour aider les équipes administratives (ainsi que les autres !) à gagner du temps dans la gestion des données non structurées et ainsi augmenter leur productivité.
