Dématérialisé vos données en toute sécurité et en améliorant le travail d’équipe, c’est possible !
En effet, avec le logiciel Clarisse la dématérialisation de vos documents ne doit plus être une contrainte ! Au contraire, avec le logiciel de GED Clarisse, la dématérialisation est une réelle valeur ajoutée pour votre structure professionnelle.
Pour les structures professionnelles, le processus de dématérialisation représente un investissement. En revanche, cet investissement est valorisé de façon considérable avec un logiciel de GED tel que Clarisse. La solution Clarisse valorise votre travail au travers de plusieurs fonctionnalités essentielles à l’amélioration de vos processus de travail. Clarisse répond à la gestion de la volumétrie des données, à la sécurité de votre patrimoine documentaire et à l’optimisation d’un réel travail collaboratif.
La dématérialisation avec Clarisse, vous apporte le suivi en temps réels de votre patrimoine documentaire ainsi qu’une plus grande réactivité et flexibilité. Lors du processus de dématérialisation, le document déposé dans Clarisse est compressé, indexé, crypté et signé automatiquement. Les questions essentielles à se poser lors du choix de votre logiciel informatique qui vous accompagnera pour votre processus de dématérialisation sont : comment protéger ses données informatiques ? et comment travailler en équipe (travail collaboratif) autour de ces données informatiques ?
Comment protéger ses données informatiques ?
Votre patrimoine documentaire est essentiel au bon fonctionnement de votre entreprise. Sans quoi, votre structure professionnelle peut se trouver en grande difficulté. Nous avons pu malheureusement le constater récemment avec les nombreuses actions de « ransomwares« . Les ransomwares sont des cyberattaques qui ont été menées contre de grandes entreprises mais également des TPE et PME pour leur voler leur patrimoine documentaire. Une fois le patrimoine documentaire dérobé par ces pirates, des rançons sont demandées afin de pouvoir le récupérer. Certaines petites structures ont fermer leur activité car elles étaient dans l’incapacité de payer afin de récupérer leurs données.
La protection de vos données avec Clarisse
Il est donc nécessaire d’anticiper afin de sauvegarder vos données en toute sécurité. Cela vous permettra d’éviter de perdre toutes vos données en cas de cyberattaques, d’avoir toujours accès à votre patrimoine documentaire à jour, d’identifier les erreurs sur des documents plus rapidement, de perdre moins de temps à rechercher une information etc. Le logiciel Clarisse stock et sécurise vos données de plusieurs manières.
Trois étapes qui sécurisent vos données
Clarisse est un logiciel de GED qui conserve la confidentialité des informations stockées. En effet, lors du dépôt documentaire? Clarisse protège le document en le cryptant. De ce fait, même en cas d’intrusion, les données restent inexploitables car cryptées. Grâce à cette première méthode, Clarisse assure ainsi aux utilisateurs la confidentialité totale de leurs données.
Deuxièmement, la gestion des droits d’accès. Aujourd’hui, le système d’arborescence classique de dossiers et sous-dossiers n’est pas optimal. La masse d’informations à gérer au quotidien est trop importante, et les documents ne sont donc pas rangés correctement. Même rangé, le classement est quelque chose de propre à chaque individu. En effet, nous avons tous une façon d’organiser les choses différente, et malgré une arborescence bien défini la plus part du temps les documents ne se retrouve pas facilement. La gestion par droits d’accès permet de limiter pour chaque utilisateurs les actions de lecture, modifications, validations, archivage et/ou suppression des documents. Effectivement, l’accès à ces derniers passe obligatoirement via le système Clarisse.
Par conséquent, la vulnérabilité des données est limitée. Uniquement les utilisateurs disposant d’un identifiant et d’un mot de passe peuvent accéder à la base de données Clarisse.
Troisièmement, les données sont d’autant plus sécurisées car Clarisse trace les actions utilisateurs. De plus, les actions effectuées (lecture, modifications, validations, archivage et/ou suppression) par les utilisateurs sont consignées et horodatées dans le système Clarisse.
Comment travailler en équipe ?
Le projet de dématérialisation de votre structure professionnelle est une véritable amélioration pour effectuer un réel travail d’équipe simple et efficace. En effet, il est important de pouvoir échanger, partager des informations de façon sécurisé avec un client, fournisseur, partenaire et même avec un collaborateur. Échanger des informations par mails, ou via un cloud ne sont pas des moyens sécurisés et efficace pour un réel suivi de projet.
L’optimisation du travail d’équipe avec Clarisse
Le logiciel de GED Clarisse permet à ses utilisateurs de travailler sur des missions communes de façon simples et sécurisées. Avec la fonctionnalité « constellation » de Clarisse, la localisation des différents intervenants nécessaires au bon fonctionnement du projet commun peut être mondiale. Peut importe le format (image, texte etc.) tous les documents être affectés par des tâches. En effet, Clarisse permet de travailler autour de workflows, de tâches, de flux décisionnel, de signature électronique etc. Les fonctionnalité collaboratives de Clarisse apportent donc à ses utilisateurs un travail en équipe complètement optimum. Avec Clarisse l’information ne reste pas figée. La mise à jour permanente de l’information et la traçabilité de celle-ci, en font une information fiable et disponible de façon simple et efficace. Par conséquent, Clarisse est la solution qui pousse le travail en équipe au-delà de notre périmètre. Grâce à sa fonctionnalité « constellation » les entreprises gagnent obligatoirement en efficacité et en confort.
Clarisse est LA solution
Clarisse vous accompagne dans votre projet de dématérialisation de façon sécurisé et collaborative. Bien plus performante et efficace qu’un simple cloud, Clarisse répondra à l’intégralité de vos projet. Avec Clarisse c’est s’assurer de gagner en agilité au sein de votre structure professionnelle.
Clarisse est bien plus qu’un simple logiciel de G.E.D (Gestion Electronique des Documents), c’est une véritable A.D.S (Active Document System) !
