Comment mieux collaborer ?

Vos collaborateurs ont besoin d’outils collaboratifs performants. Un besoin accru par le télétravail mais aussi par des méthodes de travail de plus en plus fondées sur l’intelligence collective et la mutualisation des compétences. Faciliter cette coopération, c’est fluidifier les échanges, offrir un meilleur confort de travail et gagner en efficience.

De nombreuses solutions ont ainsi vu le jour ces dernières années. Tournées essentiellement autour du « mieux travailler ensemble », elles disposent souvent des atouts les plus sympathiques et performants du digital. Elles facilitent la circulation de l’information mais mettent à mal des questions essentielles : l’organisation des données, leur sécurisation et la gestion des données personnelles.

C’est pourquoi nos développeurs ont inversé la logique. Ils ont tout d’abord développé une solution organisationnelle à laquelle ils ont intégré un outil collaboratif. Clarisse est conçue pour vous permettre de collaborer simplement, efficacement et en toute sécurité.

Clarisse vous permet de déléguer aisément les tâches à vos collègues et collaborateurs. C’est ultra simple ! À partir d’un même document, vous affectez à chacun une ou plusieurs actions à mener. Vous suivez l’avancée des missions dans un tableau de bord qui vous vous indique si les délais impartis sont respectés. Clarisse est votre assistant personnel !

Diffuser par email un document à vos collègues et collaborateurs et demander à chacun de réaliser des actions sur ce document devient rapidement un casse-tête de versions différentes. Comment savoir qui a fait quoi, dans quel ordre, quelle est la dernière version ? Partout se multiplient des V2, V3, V4 que l’on conserve pour être sûrs de ne rien perdre en cours de route. Nos clients viennent nous voir avec des exemples à la pelle, impactant gravement leur activité, tel ce bureau d’architecture qui a perdu un important appel d’offre en se basant sur une mauvaise version d’un plan.  Terrible, mais vrai !

La fonction collaborative de Clarisse vous évite tous ces tracas. Vous ne travaillerez que sur une seule version d’un document, la dernière, tout en ayant toujours la possibilité de consulter les précédentes. Tout ceci à l’aide d’un tableau de bord. Vous éviterez ainsi que Pierre travaille sur la V1, Pauline sur la V2 et que Jacques passe son tour…

Utiliser Clarisse pour collaborer et vous passer de votre boite mail pour le faire vous octroie également un autre avantage direct et plus financier. Envoyer un document à 5 personnes par email revient à envoyer et stocker  5 documents. C’est autant d’emails qui saturent les boîtes de réception des collaborateurs.

Le stockage des données représente un coût exponentiel pour les organisations professionnelles. D’ailleurs, bon nombre de structures incitent leurs équipes à supprimer leurs emails anciens ou volumineux pour optimiser le stockage dans les serveurs. Un travail fastidieux qui fait parfois perdre un historique de suivi de dossier.

Utiliser Clarisse pour collaborer vous apporte une solution efficace et économique. Le document de travail n’est déposé qu’un seule fois au sein de Clarisse et accessible par définition des droits d’accès. On estime ainsi à environ 30% le gain de stockage, un atout autant pour votre porte-monnaie que pour l’environnement.

Au-delà de la délégation de tâches, notre version Premium de Clarisse vous permet de mettre en place des workflows, véritables outils décisionnels. Vous pourrez ainsi aisément mettre en place une organisation de travail autour d’un projet. Vous pourrez surtout facilement paramétrer les processus qui vous intéressent et uniquement ceux dont vous avez réellement besoin.

Clarisse réunit tous vos processus dans une seule et même application :

• Revue des salaires
• Recrutement
• Gestion des frais de déplacement
• Validation et paiement des commandes et factures…

Clarisse vous offre la possibilité de valider un document et d’y apposer une signature électronique. Le document signé acquiert ainsi une valeur légale au même titre qu’un document signé de façon manuscrite. La solution Clarisse garantit l’intégrité du document numérique et en authentifie le ou les signataires. Clarisse fournit à l’utilisateur un moyen simple de vérifier à la fois l’empreinte digitale du document, c’est-à-dire l’authenticité de celui-ci, ainsi que la validité des signatures apposées.

Qui dit collaborer, dit partager de l’information. Il n’en faut pas pour autant négliger la notion de confidentialité. Ainsi, le contenu des classeurs-projets n’est accessible qu’aux personnes autorisées. Cependant, pour que la confidentialité ne soit pas un frein à l’efficacité, le système d’aiguillage permet à l’ensemble des utilisateurs de venir lier des données au classeur concerné. Les personnes autorisées n’ont plus qu’à en valider l’intégration par la suite.

Certaines informations doivent être accessibles à l’ensemble des collaborateurs de votre structure. Procédures de fonctionnement, règlement intérieur et autre charte de valeurs qui sont le reflet de l’entreprise. Les mises à jour de ces documents « structurels » doivent être communiquées, ce qui relève parfois d’un véritable parcours du combattant. Clarisse propose une fonctionnalité d’Abonnement, qui permet une veille sur ces documents-ressources et notifie les utilisateurs de leur évolution.