La gestion électronique des documents (GED) couvre un ensemble d’outils et de techniques qui permettent de dématérialiser, classer, rechercher et partager des documents. D’abord réservées aux grands comptes, les solutions de GED sont désormais utilisées dans les plus petites structures. Ces dernières font face, elles aussi, à une hausse du volume de documents à gérer et de leurs besoins en termes d’échanges d’informations à distance. Dans cet article, nous faisons le point sur les spécificités des différents types de GED existants et présentons la vision (très) singulière de Clarisse sur le sujet.
La GED documentaire : l’ancêtre respectable
Parmi les différents types de GED que l’on trouve sur le marché, la GED dite documentaire fait partie des plus connues et des plus présentes en entreprise. Rien d’étonnant à cela : elle est le premier type de GED à avoir été développé, en s’inspirant des techniques historiques des professionnels de la documentation, des bibliothèques et de l’archivage.
La GED documentaire, c’est tout simplement celle qui permet d’indexer un grand volume de fichiers de natures très diverses (images, vidéos, photos, textes…) d’après un système de classement spécifiquement défini par l’organisation. La GED documentaire se caractérise principalement par une méthode d’indexation et de recherche avancée, qui permet de retrouver facilement les informations recherchées grâce à des mots-clés. En aïeule respectable de bien des GED actuelles, elle apporte un puissant moteur de recherche, pour naviguer aisément entre tous les documents dématérialisés. Très puissante, la GED documentaire peut aussi apparaître complexe en raison des diverses méthodes de classements liées à ses origines (Thésaurus, Lexiques, Glossaires…).
La GED bureautique : la cousine venue d’Amérique
La GED bureautique permet de stocker et lire des documents numériques dans leur format d’origine (Word, Excel, etc.). C’est typiquement rendu possible par la suite bureautique Microsoft, qui offre un environnement unique de dématérialisation et de traitement de documents. La GED bureautique est appréciée pour sa capacité à améliorer la productivité, de par la forte synergie qui existe entre les différents espaces de travail (indexation rapide, recherche facilitée, liens dynamiques entre les documents, gestion du versioning…). Le travail collaboratif est ainsi favorisé. Les capacités d’une GED bureautique restent liées à celles des systèmes de gestion de fichiers en arborescence proposés par les environnements informatiques.
La GED administrative : l’égérie des fonctions support
Comme son nom l’indique, la GED administrative s’attache à numériser et à classer les documents de type administratif (factures, bons de commande, fiches techniques, devis…). Les fichiers sont ainsi numérisés sous forme d’images, et peuvent être classifiés et stockés sur différents supports numériques.
La GED administrative réduit la dépendance aux copies papier et facilite la recherche ultérieure de documents. Elle comporte toutefois un défi spécifique : la coexistence de documents scannés avec des documents nativement numériques. Les premiers doivent être enrichis de métadonnées – labels, mots-clés, index – pour être classés et retrouvés, alors que les seconds, déjà structurés, peuvent être directement parcourus par des moteurs de recherche.
La GED métier (ou technique) : la cheffe du clan des pros
La GED métier (parfois appelée GED technique) fait référence à un outil exclusivement dédié à un pôle métier : RH, comptabilité, marketing, ventes… Ses fonctionnalités sont pensées pour répondre aux enjeux de la profession concernée. La GED métier est bien souvent mise en place pour les services de l’entreprise qui traitent au quotidien des formats et des types de documents propres au métier, par exemple des plans techniques, de la documentation industrielle. Elle est également très utilisée dans l’administration pour traiter des dossiers de demandes d’aides sociales.
Le paramétrage de la GED est alors réalisé en totale adéquation avec les besoins du métier, ce qui facilite l’appropriation de l’outil par les équipes. La gestion des droits d’accès est, elle aussi, simplifiée puisque la solution est déployée auprès d’un service en particulier, où généralement tous les rôles de chacun sont parfaitement définis.
Mais peut-on imaginer la GED autrement, en mode plus sympa ?
Le moins que l’on puisse dire, c’est que les membres de la grande famille des GED sont des fortes têtes. Bien campés sur leurs certitudes, ils donnent leur maximum à condition que l’on rentre dans leur jeu, que l’on se plie à leur façon de faire. Ne peut-on pas trouver dans cette grande famille, un membre plus ouvert, plus accessible et tout aussi polyvalent ?
Il faut croire que oui, car c’est le pari que fait Clarisse (et à en croire nos clients, il est largement réussi !). Clarisse, c’est un condensé de ce qui se fait de mieux en matière de gestion documentaire, et, on peut le clamer fièrement car cela fait partie de notre ADN : Clarisse est bien plus qu’une GED ! En effet, bien que la solution intègre évidemment un module de GED comportant toutes les fonctionnalités citées plus haut, elle propose d’aller beaucoup plus loin dans la gestion des données. Notamment en apportant les possibilités qui manquent clairement dans les différents types de GED existants.
Sérieusement, personne n’a encore trouvé d’autre système de classement que l’arborescence ?
Eh bien Clarisse si. L’outil a été conçu autour d’une philosophie claire : la simplicité d’usage. Parce que nous savons que l’on s’adresse à des humains, et notre vocation est tout simplement de faciliter leur quotidien. Clarisse propose donc une méthode organisationnelle innovante, qui permet de remettre à plat l’organisation documentaire autour des axes métiers / processus. Cette méthode de classement, c’est celle des classeurs et des intercalaires, qui viennent faire un pied de nez au système d’arborescence classique (dont la logique n’est pas toujours partagée par tous). Curieux ? On en parle plus en détail dans cet article : Comment classer les documents administratifs d’une entreprise ?
Quand est-ce qu’on pourra appliquer le RGPD aux données en toute sérénité ?
Du point de vue des obligations légales liées au RGPD, Clarisse surpasse les capacités d’une simple GED, en permettant aux utilisateurs (notamment les DPO) d’appliquer le RGPD à toutes les données non structurées de l’entreprise. Une fonction qui, encore aujourd’hui, est difficile à trouver, voire quasiment inexistante, dans les logiciels de classement documentaire. Or, nous le rappelons, les données non structurées représentent plus de 80 % des données gérées en entreprise ! Et une grande partie d’entre elles contiennent des informations personnelles, qui doivent être protégées au titre de la réglementation européenne.
Collaborer plus efficacement, c’est trop demander ?
La GED vue par Clarisse passe nécessairement par des possibilités de collaboration décuplées. En effet, à l’heure de la démocratisation du télétravail et de la collaboration à distance accrue, difficile de passer à côté d’un tel besoin. La gestion documentaire doit impérativement se mettre au diapason et proposer des fonctionnalités visant à augmenter la productivité et l’efficacité des échanges entre équipes. Avec Clarisse, cela se matérialise par exemple par la possibilité de créer des flux de tâches et des processus structurants. Le moteur de recherche de Clarisse participe également à faciliter le quotidien des utilisateurs en retrouvant très rapidement les informations dont ils ont besoin.
C’est possible de réduire les échanges de mails tout en augmentant le confort des utilisateurs ?
Autre enjeu fort que Clarisse entend soutenir : la responsabilité sociétale des entreprises (RSE). En effet, les entreprises qui cherchent à améliorer leur démarche RSE doivent pouvoir compter sur une gestion des données optimale. Avec Clarisse, le gain d’efficience sur le plan énergétique est assuré grâce à la réduction des échanges par e-mail, de la bande passante et des espaces de stockage nécessaires. Tout ceci constitue, en outre, un vrai gain économique. Mais il s’agit aussi d’un gain de confort et de bien-être pour les collaborateurs, qui bénéficient d’une solution simple, intuitive et efficiente permettant d’énormes gains de temps. Du temps qui peut être investi dans des tâches plus productives et à plus forte valeur ajoutée…
Et la sécurité dans tout ça ?
Clarisse est totalement imperméable aux cyberattaques et aux fuites de données internes, grâce à une gestion des droits d’accès extrêmement fine et au chiffrement des informations, systématisé dès le dépôt des documents dans l’outil.
Pour résumer, il existe différents types de GED répondant à divers besoins. Toutefois, l’idéal reste de choisir une solution tout-en-un, incluant l’ensemble les possibilités habituelles d’une GED (documentaire, métier, administratif…), mais aussi pouvant aller plus loin, pour répondre à des exigences de partage d’informations sans compromis sur la sécurité, la confidentialité et la conformité réglementaire ! Clarisse, en plus de son module GED ultra-complet, apporte des solutions modernes et efficientes aux entreprises qui souhaitent renforcer la gestion de leurs données non structurées et maîtriser le travail collaboratif de leurs équipes.
