Qu’est -ce-que la gestion électronique de document ? De la gestion électronique de document (GED) à l’A.D.S
La gestion électronique de document est une solution définissant un processus permettant de passer du support papier au support numérique. Les principales fonctionnalités d’une GED sont la numérisation de masse, l’indexation des contenus, le classement, le stockage de l’information, l’accès à l’information, et la diffusion des documents.
Les avantages d’une solution de gestion électronique documentaires sont :
- Amélioration de la qualité de travail : l’utilisateur passe moins de temps à rechercher les différents documents.
- Coût réduit : grâce à l’automatisation des tâches (recherche, classement etc.) et à la réduction des erreurs.
Ces avantages-là signifient, que le retour sur investissement d’un projet “standard” de dématérialisation (G.E.D) des documents est inférieur à un an.
En quoi l’A.D.S (Active Document System) de Clarisse va plus loin que la Gestion Electronique de Document ?
Contrairement à la gestion électronique de document classique visant à archiver un document définitivement, le système Clarisse gère l’information tout au long de sa vie.
Au sein du serveur de fichier Clarisse, le document peut connaître lors de sa création jusqu’à son archivage, des modifications ainsi que des validations par un (des) décisionnaire(s). Le système Clarisse gère l’intégralité du cycle de vie du document.
Les modifications et validations, sont conservés et visibles aux utilisateurs Clarisse. C’est-à-dire, que toutes les personnes pouvant voir l’information (via les droits d’accès nécessaires) peuvent savoir, quand le document est modifié ou validé, par qui et en connaître la date.
Toutes les informations (modifications et validations) de ces documents sont stockées dans Clarisse, ce qui permet un suivi dans la gestion de projet optimum.
La solution Clarisse est un système global qui répond aux grands axes nécessaires à la vie d’un document : la gestion du document, la sécurité du document, et le travail collaboratif autour du document.
Ainsi l’ADS de Clarisse va exploiter des fonctionnalités qui vont plus loin que la Gestion Electronique de Document.
